Quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 chính thức có hiệu lực từ 01/07/2020 thì tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022.

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.

Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”

Hóa đơn điện tử

Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

1. Tiết kiệm chi phí:

Sử dụng hoá đơn điện tử giúp giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
– In hóa đơn (Chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy);
– Phát hành hóa đơn đến khách hàng (Được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail);
– Lưu trữ hoá đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ);

2. Dễ dàng quản lý:

– Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu;
– Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn;
– Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty;
– Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.
– Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.

3. Thuận tiện sử dụng:

– Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn;
– Dễ dàng trong việc lưu trữ;
– Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.
– Quá trình thanh toán nhanh hơn
– Góp phần bảo vệ môi trường

4. Hoá đơn điện tử an toàn hơn hoá đơn giấy

Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn

Những khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử

Bên cạnh những lợi ích nhìn thấy rõ thì việc áp dụng HĐ điện tử cũng tồn tại những khó khăn như: Doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để đáp ứng những quy định của Luật Giao dịch điện tử và phải có nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêu cầu của HĐ điện tử.

Trong thực tế, không nhiều doanh nghiệp có đủ kiến thức về kỹ thuật để kiểm chứng các tiêu chí về hệ thống, thiết bị, năng lực của nhân sự kỹ thuật, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu… Trong quá trình sử dụng, không ít doanh nghiệp gặp phải trục trặc như hóa đơn di chuyển không đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi… Để hạn chế điều này, doanh nghiệp cần hợp tác với các đơn vị cung cấp có cẩm nang sử dụng phần mềm để có thể xử lý khi có trục trặc.

Một vấn đề khác mà rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải là việc kết nối hệ thống giữa phần mềm hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của doanh nghiệp để thuận lợi cho việc sử dụng hóa đơn điện tử. Khó khăn ở đây là nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng và kế toán cung cấp bởi đơn vị nước ngoài hoặc phầm mềm trong nước chưa hỗ trợ kế nối với phần mềm hoá đơn điện tử thì sẽ rất khó để kết hợp , điều chỉnh để tương thích, khiến việc tích hợp không dễ dàng và tốn kém rất nhiều chị phí. Hơn nữa, không phải phần mềm hóa đơn điện tử nào cũng hỗ trợ việc tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng.

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

– Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình
– Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố
– Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố
– Các doanh nghiệp xuất HĐĐT theo yêu cầu của ngành thuế

Quy trình phát hành hoá đơn điện tử theo thông tư 68/2019/TT-BTC

hoá đơn điện tử

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điên tử và chất lượng cũng không giống nhau. Để đảm bảo bạn nên tham khảo ý kiến từ những người đã từng sử dụng HĐĐT mà bạn định đăng ký. Đồng thời yêu cầu nhà cung cấp gửi giấy phép cung cấp hoá đơn điện tử của Tổng Cục Thuế.

Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo toàn bộ hồ sơ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bao gồm:

1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
– Quyết đinh áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế;
– Nội dung trên quyết định phải đầy đủ các nội dung theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
– Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định, Ví dụ: Ngày nộp thông báo phát hành là ngày 01/042020 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 03/04/2020 (tối thiểu phải cách 2 ngày)

2. Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
– Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn
– Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị của người bán trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế

3. Thông báo phát hành hóa đơn

Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn

Nếu nộp trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm:

1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
2. Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
3. Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu số 2 phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Nếu nộp thông báo phát hành hóa đơn qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ bao gồm:

1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
2. Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
3. Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC (ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015)

Bước 3: Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Sau 2 ngày kể từ ngày làm thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn được cập nhật trên hệ thống http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Doanh nghiệp truy cập vào đường link trên, chọn mục Thông tin thông báo phát hành ⇒ Hóa đơn ⇒ Tổ chức cá nhân và điền đẩy đủ thông tin cần tra cứu.

Thời điểm áp dụng Hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp

hoá đơn điện tử

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 gồm 17 chương 152 điều, có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2020, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 151 (Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ ngày 1/7/2022). Tuy nhiên, Luật cũng quy định về việc khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực trước ngày 1/7/2022.

Theo đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Chi tiết Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Luat quan ly thue 38/2019/QH14 PDF

Xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai

hoá đơn điện tử

Khi thông tin ban đầu trên hóa đơn mua hàng hóa trên hệ thống bị sai dẫn đến viết sai hoá đơn điện tử, công ty có nhu cầu viết lại hóa đơn khác với thông tin chính xác , hoặc khách hàng trả hàng đã mua trên hệ thống , công ty sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thu hồi hóa đơn như hóa đơn giấy sau đó tiến hành thủ tục thu hồi trên hệ thống.
Chi tiết cách xử lý: Viết sai hoá đơn và cách xử lý

Xử lý hóa đơn điện tử bị lập sai theo thông tư 68

1. Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số (04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP).

2. Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gian nêu tại Điều 16 Thông tư này.

Một số câu hỏi về hoá đơn điện tử

1. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử

Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:
Hóa đơn điện tử có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận
Đáp ứng đầy đủ luật giao dịch điện tử
1.1. Các văn bản do Chính phủ ban hành về hóa đơn điện tử
Luật Giao dịch điện tử 2005.
Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn: Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy), hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy), hóa đơn điện tử
Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.
1.2. Các văn bản do Bộ Tài chính ban hành
– Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong 2 hình thức: Tự xây dựng phần mềm hoặc thông qua nhà cung cấp giải pháp phần mềm.
Doanh nghiệp phải đáp ứng theo yêu cầu thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử.
Sau khi đáp ứng điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp có quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử, gửi cho Cơ Quan Thuế và được Cơ quan Thuế tiếp nhận (Không cần phải có đơn đề nghị sử dụng Hóa đơn theo mẫu 3.14 của Thông tư 39/2014/TT-BTC). Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định.

3. Ngày ký hoá đơn có phải trùng với ngày xuất hoá đơn không?

Khi bạn xuất hoá đơn điện tử có nghĩa là bạn đã ban hành đó nên ngày ký hoá đơn với ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau (đối với hoá đơn giấy là ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống). Tuy nhiên hiện tại các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định chính thức về vần đề ngày ký trên hoá đơn và ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau hay không. Vấn đề này cũng tuỳ vào từng nhà cung cấp giải pháp, bạn nên tham khảo thêm.

4. Hóa đơn điện tử có được ký lùi ngày không?

Hiện tại chưa có quy định nào cho phép ký lùi ngày HĐĐT. Việc xuất hóa đơn rồi ký lùi ngày hiện nay cơ quan thuế đang làm rất quyết liệt do đó một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã khóa chức năng này vì sớm muộn gì cũng rủi ro tới cho các doanh nghiệp khi thuế về kiểm tra. Do đó anh chị em đang sử dụng xuất lùi ngày chủ động tự check đơn vị mình có bị trường hợp nhà cung cấp đã khóa chức năng đó chưa tránh trường hợp chủ quan dẫn tới không xuất hóa đơn đúng thời điểm mong muốn được. Nếu chưa khóa thì cũng cân nhắc vì cơ quan thuế kiểm tra vẫn có thể phát hiện

5. Có phải in HĐĐT ra giấy rồi lưu như hóa đơn giấy không?

– Theo căn cứ của Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ.
Trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, lúc đó mới phải bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán.
– Khi cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho quá trình thanh tra kiểm tra doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh. Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa file XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu.
– Vì hoá đơn điện tử có định dạng XML nên người mua có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, Ổ Cứng Di Động, Máy Vi Tính, Cloud, …
– Chỉ in ra giấy trong trường người mua muốn sử dụng bản thể hiện của hoá đơn điện tử để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ.

6. Phần mềm xem hoá đơn điện tử nào tốt nhất?

Bạn có thể dùng phần mềm iTaxViewer hoặc phần mềm HĐĐT của bất kì nhà cung cấp HĐĐT nào mà bạn đang sử dung để đọc file xml của HĐĐT

7. Người mua hàng có cần ký số vào hóa đơn điện tử không?

– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế: nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu.. thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. (theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).

– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn

Các bạn có thể tham khảo slide hướng dẫn về sử dụng HĐ ĐT của Cục thuế Hà Nội hướng dẫn cho các doanh nghiệp từ ngày 14/03/2019: https://drive.google.com/file/d/19XcU-ZaehSyq_olCA0DJ0C0EiGOBiEvS/view

xem thêm: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn | Mẫu biên bản hủy hóa đơn | Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn


Chia sẻ bài này với bạn bè

14 Trả lời to "Quy định sử dụng hóa đơn điện tử"

  1. Vì công cty CP Huy Hoàng Logistics Việt Nam lượng hoá đơn xuất ra còn quá ít nên chưa áp dụng hoá đơn điện tử được thuận lợi. Một thời gian tới cty mới có thể chuyển dần qua hoá đơn điện tử khi 10 cuốn hoá đơn giấy này bắt đầu hết.

    Trả lời
  2. Nghị định 119 này đã có hiệu lực chưa vậy. Còn thông tư 32 liệu có bị chồng chéo và mâu thuẫn trong việc áp dụng hóa đơn điện tử không.

    Trả lời
  3. Lê Nguyên Hợp · Edit

    Mục: Đối tượng sử dụng Hóa đơn điện tử của bài viết thiếu sót quá. Đối tượng sử dụng phải bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng (Doanh nghiệp, Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh …). Đối tượng áp dụng Gồm thêm cả các Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và cơ quan thuế, các tổ chức, cá nhân có liên quan khác.

    Trả lời
  4. bên em cung cấp hóa đơn điện tử Easy dễ dùng, hợp lý, nhiệt tình.
    Bác nào cần ới em nhé
    0984 một bảy 4939
    Tuyển Đại lý – CTV toàn cuốc

    Trả lời
  5. “Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 – Hiệu lực thi hành 01/11/2018”
    Thực tế là sau khi sửa đổi bộ xung thì 01/11/2020 mới chính thức bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử.

    Trả lời
  6. Thực tế nếu áp dụng hóa đơn điện tử vào thay thế hóa đơn giấy có rất nhiều lợi ích.
    Tiết kiệm được chi phí.
    Quản lý nó dễ dàng.
    Đỡ rắc rối hơn trước đây sử dụng hóa đơn giấy.
    Cảm ơn bài viết của tác giả rất bổ ích.

    Trả lời

Bình luận