Quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022 theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 chính thức có hiệu lực từ 01/07/2020 và nghị định 123/2020/NĐ-CP của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Giúp cho việc quản lý và lưu trữ thông tin được tiện lợi hơn. Mang lại hiệu quả, thành công cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng như giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng hơn.

Tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã quy định:

Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn điện tử

Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

1. Tiết kiệm chi phí:

Sử dụng hoá đơn điện tử giúp giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
– In hóa đơn (Chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy);
– Phát hành hóa đơn đến khách hàng (Được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail);
– Lưu trữ hoá đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ);

2. Dễ dàng quản lý:

– Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu;
– Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn;
– Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty;
– Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.
– Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.

3. Thuận tiện sử dụng:

– Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn;
– Dễ dàng trong việc lưu trữ;
– Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.
– Quá trình thanh toán nhanh hơn
– Góp phần bảo vệ môi trường

4. Hoá đơn điện tử an toàn hơn hoá đơn giấy

Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn

Những khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử

Bên cạnh những lợi ích nhìn thấy rõ thì việc áp dụng HĐ điện tử cũng tồn tại những khó khăn như: Doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để đáp ứng những quy định của Luật Giao dịch điện tử và phải có nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêu cầu của HĐ điện tử.

Trong thực tế, không nhiều doanh nghiệp có đủ kiến thức về kỹ thuật để kiểm chứng các tiêu chí về hệ thống, thiết bị, năng lực của nhân sự kỹ thuật, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu… Trong quá trình sử dụng, không ít doanh nghiệp gặp phải trục trặc như hóa đơn di chuyển không đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi… Để hạn chế điều này, doanh nghiệp cần hợp tác với các đơn vị cung cấp có cẩm nang sử dụng phần mềm để có thể xử lý khi có trục trặc.

Một vấn đề khác mà rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải là việc kết nối hệ thống giữa phần mềm hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của doanh nghiệp để thuận lợi cho việc sử dụng hóa đơn điện tử. Khó khăn ở đây là nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng và kế toán cung cấp bởi đơn vị nước ngoài hoặc phầm mềm trong nước chưa hỗ trợ kế nối với phần mềm hoá đơn điện tử thì sẽ rất khó để kết hợp , điều chỉnh để tương thích, khiến việc tích hợp không dễ dàng và tốn kém rất nhiều chị phí. Hơn nữa, không phải phần mềm hóa đơn điện tử nào cũng hỗ trợ việc tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng.

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

– Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình
– Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố
– Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố
– Các doanh nghiệp xuất HĐĐT theo yêu cầu của ngành thuế

Quy trình phát hành hoá đơn điện tử theo thông tư 68/2019/TT-BTC

hoá đơn điện tử

Thông tư 68/2019/TT-BTC nêu rõ, từ ngày 01//11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, đặt mua hoặc đặt mua của cơ quan thuế) . Để việc sử dụng hóa đơn điện tử được chính xác và tuân thủ theo đúng các quy định pháp lý, có một số điều thay đổi giữa Thông tư 68/2019/TT-BTC so với các văn bản cũ về quy định hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chú ý như sau:

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định cũQuy định mới
Nộp Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm:
– Mẫu hóa đơn
– Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế.
Sau 02 ngày (kể từ ngày nộp hồ sơ), nếu cơ quan thuế không có ý kiến thì Doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơnSau 01 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ) Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo Về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Khởi tạo mẫu hóa đơn

Quy định cũQuy định mới
Mẫu số thường bao gồm 11 ký tự

VD: 01GTKT0/001

Bỏ Mẫu số hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn bao gồm 06 ký tự:

– 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu mẫu hóa đơn

– Ký tự thứ 3 là dấu “/”.

– 2 ký tự tiếp theo thể hiện năm tạo hoá đơn

– 1 ký tự cuối thể hiện hình thức hoá đơn (Hình thức hóa đơn điện tử được ký hiệu là E)VD: AB/19E

Thay đổi Ký hiệu hóa đơn (Điểm a.2, khoản 1, Điều 3, TT 68)

– Ký tự thứ 1: để phân biệt các loại hóa đơn. Trong đó: 1 là Hóa đơn GTGT; 2 là Hóa đơn BH ; là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; 4 là hóa đơn khác hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

– Ký tự thứ 2 là C: hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc K: loại không có mã của cơ quan thuế.

– Ký tự thứ 3 và 4: năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

– Ký tự thứ 5: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng với các ký tự: T;D; L;M.

– Ký tự thứ 6 và 7: do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.Ví dụ: 1K21TAA

 

Đánh số hóa đơn điện tử

Quy định cũQuy định mới

– Số hóa đơn gồm 7 chữ số từ (0000001 – 9999999)

– Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999

 

Xử lý sai sót/điều chỉnh hóa đơn điện tử

Quy định cũQuy định mới
Trường hợp phát hiện sai sót khi đã lập HĐĐT và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc HĐĐT đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì:
– Hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Trong đó, thời hạn hiệu lực do các bên tham gia tự thoả thuận.
– Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót và gửi cho người mua.
Trường hợp phát hiện sai sót khi hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì:– Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.
– Người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
– Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy ra thành 03 trường hợp sai sót chính và quy định cách xử lý sai sót rất chi tiết cho các đơn vị kinh doanh. Cụ thể:

  • Trường hợp bên bán phát hiện HĐĐT được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua
    Trường hợp này bên bán sẽ thông gửi thông báo tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Đồng thời, bên bán phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
    Phía cơ quan thuế khi nhận được thông báo từ bên bán sẽ hủy HĐĐT đã cấp mã nhưng có sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế.
  • Trường hợp HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế có sai sót, đã gửi cho bên mua thì bên bán mới phát hiện sai sót
    Với trường hợp này, bên bán sẽ xử lý sai sót như sau:
    – Nếu là sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì bên bán chỉ việc thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót, hai bên không cần lập lại hóa đơn mới. Song song với đó, bên bán phải lập thông báo về việc HĐĐT xảy ra sai sót gửi tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này, trừ trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
    – Nếu là sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì bên bán xử lý theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Bên bán lập HĐĐT điều chỉnh sai sót mắc phải. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn điều chỉnh cần gì rõ sai sót cần điều chỉnh cùng dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”; bên bán ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Cách 2: Bên bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn sai sót. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ sai sót cùng dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”; bên bán ký số rồi gửi theo cách thức tương tự như với HĐĐT điều chỉnh.
Lưu ý rằng, riêng ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không sẽ được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần tới các thông tin điều chỉnh. Do đó, các DN hàng không được xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển cho đại lý xuất.

Không có quy địnhNếu cơ quan thuế Nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và phát có sai sót dù là HĐĐT có mã hay không có mã của cơ quan thuế, khi bị cơ quan thuế phát hiện sai sót thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho bên bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định mới này để bên bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn đã ghi trên thông báo gửi về, bên bán thực hiện thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định mới này, gửi tới cơ quan thuế về việc kiểm tra HĐĐT đã lập có sai sót.
Trường hợp quá thời hạn thông báo, bên bán không thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2. Nếu quá thời hạn thông báo lần 2 vẫn chưa thấy bên bán thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ xem xét để chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng HĐĐT.
Khi Thay đổi/điều chỉnh thông tin đã đăng ký sử dụng HĐĐT:

Lập Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Lập Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB04/AC ban hành theo thông tư 39/2014/TT-BTC Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Quy định cũQuy định mới
Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT   phải gửi Báo cáo về việc truyền hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế(theo mẫu số 3, ban hành kèm thông tư 32/2011/TT-BTC).Thực hiện theo 1 trong 2 phương thức:

1. Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo phụ lục II ban hành theo thông tư 68/2019/TT-BTC để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng => Áp dụng với một số lĩnh vực như: Bưu chính viễn thông; Bảo hiểm; Tài chính ngân hàng; Vận tải hàng không…(Xem chi tiết tại Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC)

2. Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn: Sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế => Áp dụng đối tượng không thuộc quy định tại mục 1.

Thời điểm áp dụng Hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp

hoá đơn điện tử

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 gồm 17 chương 152 điều, có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2020, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 151 (Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ ngày 1/7/2022). Tuy nhiên, Luật cũng quy định về việc khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực trước ngày 1/7/2022.

Theo đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Chi tiết Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Luat quan ly thue 38/2019/QH14 PDF

Xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai

hoá đơn điện tử

Khi thông tin ban đầu trên hóa đơn mua hàng hóa trên hệ thống bị sai dẫn đến viết sai hoá đơn điện tử, công ty có nhu cầu viết lại hóa đơn khác với thông tin chính xác , hoặc khách hàng trả hàng đã mua trên hệ thống , công ty sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thu hồi hóa đơn như hóa đơn giấy sau đó tiến hành thủ tục thu hồi trên hệ thống.
Chi tiết cách xử lý: Viết sai hoá đơn và cách xử lý

Xử lý hóa đơn điện tử bị lập sai theo thông tư 68

1. Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số (04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP).

2. Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gian nêu tại Điều 16 Thông tư này.

Một số câu hỏi về hoá đơn điện tử

1. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử

Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:
Hóa đơn điện tử có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận
Đáp ứng đầy đủ luật giao dịch điện tử
1.1. Các văn bản do Chính phủ ban hành về hóa đơn điện tử
Luật Giao dịch điện tử 2005.
Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn: Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy), hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy), hóa đơn điện tử
Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.
1.2. Các văn bản do Bộ Tài chính ban hành
– Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong 2 hình thức: Tự xây dựng phần mềm hoặc thông qua nhà cung cấp giải pháp phần mềm.
Doanh nghiệp phải đáp ứng theo yêu cầu thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử.
Sau khi đáp ứng điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp có quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử, gửi cho Cơ Quan Thuế và được Cơ quan Thuế tiếp nhận (Không cần phải có đơn đề nghị sử dụng Hóa đơn theo mẫu 3.14 của Thông tư 39/2014/TT-BTC). Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định.

3. Ngày ký hoá đơn có phải trùng với ngày xuất hoá đơn không?

Khi bạn xuất hoá đơn điện tử có nghĩa là bạn đã ban hành đó nên ngày ký hoá đơn với ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau (đối với hoá đơn giấy là ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống). Tuy nhiên hiện tại các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định chính thức về vần đề ngày ký trên hoá đơn và ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau hay không. Vấn đề này cũng tuỳ vào từng nhà cung cấp giải pháp, bạn nên tham khảo thêm.

4. Hóa đơn điện tử có được ký lùi ngày không?

Hiện tại chưa có quy định nào cho phép ký lùi ngày HĐĐT. Việc xuất hóa đơn rồi ký lùi ngày hiện nay cơ quan thuế đang làm rất quyết liệt do đó một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã khóa chức năng này vì sớm muộn gì cũng rủi ro tới cho các doanh nghiệp khi thuế về kiểm tra. Do đó anh chị em đang sử dụng xuất lùi ngày chủ động tự check đơn vị mình có bị trường hợp nhà cung cấp đã khóa chức năng đó chưa tránh trường hợp chủ quan dẫn tới không xuất hóa đơn đúng thời điểm mong muốn được. Nếu chưa khóa thì cũng cân nhắc vì cơ quan thuế kiểm tra vẫn có thể phát hiện

5. Có phải in HĐĐT ra giấy rồi lưu như hóa đơn giấy không?

– Theo căn cứ của Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ.
Trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, lúc đó mới phải bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán.
– Khi cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho quá trình thanh tra kiểm tra doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh. Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa file XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu.
– Vì hoá đơn điện tử có định dạng XML nên người mua có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, Ổ Cứng Di Động, Máy Vi Tính, Cloud, …
– Chỉ in ra giấy trong trường người mua muốn sử dụng bản thể hiện của hoá đơn điện tử để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ.

6. Phần mềm xem hoá đơn điện tử nào tốt nhất?

Bạn có thể dùng phần mềm iTaxViewer hoặc phần mềm HĐĐT của bất kì nhà cung cấp HĐĐT nào mà bạn đang sử dung để đọc file xml của HĐĐT

7. Người mua hàng có cần ký số vào hóa đơn điện tử không?

– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế: nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu.. thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. (theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).

– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn

Các bạn có thể tham khảo slide hướng dẫn về sử dụng HĐ ĐT của Cục thuế Hà Nội hướng dẫn cho các doanh nghiệp từ ngày 14/03/2019: https://drive.google.com/file/d/19XcU-ZaehSyq_olCA0DJ0C0EiGOBiEvS/view

xem thêm: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn | Mẫu biên bản hủy hóa đơn | Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn

Chia sẻ bài này với bạn bè

19 Trả lời to "Quy định sử dụng hóa đơn điện tử"

  1. Vì công cty CP Huy Hoàng Logistics Việt Nam lượng hoá đơn xuất ra còn quá ít nên chưa áp dụng hoá đơn điện tử được thuận lợi. Một thời gian tới cty mới có thể chuyển dần qua hoá đơn điện tử khi 10 cuốn hoá đơn giấy này bắt đầu hết.

    Trả lời
  2. Nghị định 119 này đã có hiệu lực chưa vậy. Còn thông tư 32 liệu có bị chồng chéo và mâu thuẫn trong việc áp dụng hóa đơn điện tử không.

    Trả lời
  3. Lê Nguyên Hợp · Edit

    Mục: Đối tượng sử dụng Hóa đơn điện tử của bài viết thiếu sót quá. Đối tượng sử dụng phải bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng (Doanh nghiệp, Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh …). Đối tượng áp dụng Gồm thêm cả các Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và cơ quan thuế, các tổ chức, cá nhân có liên quan khác.

    Trả lời
  4. bên em cung cấp hóa đơn điện tử Easy dễ dùng, hợp lý, nhiệt tình.
    Bác nào cần ới em nhé
    0984 một bảy 4939
    Tuyển Đại lý – CTV toàn cuốc

    Trả lời
  5. “Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 – Hiệu lực thi hành 01/11/2018”
    Thực tế là sau khi sửa đổi bộ xung thì 01/11/2020 mới chính thức bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử.

    Trả lời
  6. Thực tế nếu áp dụng hóa đơn điện tử vào thay thế hóa đơn giấy có rất nhiều lợi ích.
    Tiết kiệm được chi phí.
    Quản lý nó dễ dàng.
    Đỡ rắc rối hơn trước đây sử dụng hóa đơn giấy.
    Cảm ơn bài viết của tác giả rất bổ ích.

    Trả lời
  7. Doanh nghiệp liệu có bắt buộc phải gửi mail thông báo hóa đơn đt đã phát hành cho khách hàng không ạ. Vì bình thường cty mình sau khi phát hành hóa đơn đều chuyển đổi sang hóa đơn giấy cho khách hàng ạ

    Trả lời
  8. Lê Nguyên Hợp · Edit

    Trước khi sử dụng thì bắt buộc phải gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thì hóa đơn sử dụng mới được coi là hợp pháp. Việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy là không bắt buộc nhưng có thể thực hiện khi có yêu cầu của các cơ quan quản lý hoặc của khách hàng.

    Trả lời

Bình luận