Hóa đơn điện tử 2022 quy định mới nhất theo QĐ 206/QĐ-BTC

Theo QĐ 206/QĐ-BTC, bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên địa bàn 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương theo danh sách tại phụ lục đính kèm (trừ một số trường hợp không đủ điều kiện theo quy định). Thời gian thực hiện từ tháng 04/2022 theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 chính thức có hiệu lực từ 01/07/2020 và quyết định 206/QĐ-BTC ngày 24/02/2022 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ

• Hoá đơn điện tử là gì?
• Quy trình phát hành HĐĐT
• Thời điểm áp dụng Hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp
• Xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai
• Một số câu hỏi về hoá đơn điện tử
• Tải iTaxViewer mới nhất đọc tờ khai xml

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn tài chính được phát hành và lưu hành online qua hệ thống máy tính và internet mà không cần phải in ra hóa đơn giấy như trước đây. Phần mềm hóa đơn điện tử là phần mềm chuyên dùng cho việc tạo, xuất, phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử trên hệ thống điện tử. Đây là một trong những giải pháp trong thời đại công nghệ 4.0 được Bộ Tài Chính ban hành từ năm 2018 theo thông tư 32 và thông tư 68/2019/TT-BTC, nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

1. Tiết kiệm chi phí:

Sử dụng hoá đơn điện tử giúp giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.

• Không cần in hóa đơn (Chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy);
• Giảm chi phí phát hành hóa đơn cho khách hàng (phát hành online);
• Lưu trữ hoá đơn thuận tiện (chi phí thấp vi lưu trữ bằng các phương tiện điện tử);

2. Dễ dàng quản lý:

• Dễ dàng hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu;
• Hạn chế xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn;
• Đơn giản hóa việc kiểm toán và quyết toán thuế của Quý công ty;
• Dễ dàng kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.
• Dễ dàng hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.

3. Thuận tiện sử dụng:

• Phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng, theo lô lớn;
• Lưu trữ hóa đơn dễ dàng;
• Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn điện tử.
• Khách hàng thanh toán sớm hơn
• Đóng góp vào việc bảo vệ môi trường

4. Hoá đơn điện tử an toàn hơn hoá đơn giấy

Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn

Những khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử

Bên cạnh những lợi ích nhìn thấy rõ thì việc áp dụng HĐ điện tử cũng tồn tại những khó khăn như: Doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để đáp ứng những quy định của Luật Giao dịch điện tử và phải có nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêu cầu của HĐ điện tử.

Trong thực tế, không nhiều doanh nghiệp có đủ kiến thức về kỹ thuật để kiểm chứng các tiêu chí về hệ thống, thiết bị, năng lực của nhân sự kỹ thuật, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu… Trong quá trình sử dụng, không ít doanh nghiệp gặp phải trục trặc như hóa đơn di chuyển không đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi… Để hạn chế điều này, doanh nghiệp cần hợp tác với các đơn vị cung cấp có cẩm nang sử dụng phần mềm để có thể xử lý khi có trục trặc.

Một vấn đề khác mà rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải là việc kết nối hệ thống giữa phần mềm hóa đơn điện tử với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của doanh nghiệp để thuận lợi cho việc sử dụng hóa đơn điện tử. Khó khăn ở đây là nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm bán hàng và kế toán cung cấp bởi đơn vị nước ngoài hoặc phầm mềm trong nước chưa hỗ trợ kế nối với phần mềm hoá đơn điện tử thì sẽ rất khó để kết hợp , điều chỉnh để tương thích, khiến việc tích hợp không dễ dàng và tốn kém rất nhiều chị phí. Hơn nữa, không phải phần mềm hóa đơn điện tử nào cũng hỗ trợ việc tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng.

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

Theo quy định mới nhất thì hóa đơn điện tử bắt buộc sử dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Quy định trước đây chỉ yêu cầu cho doanh nghiệp lớn và các doanh nghiệp đặc thì đã không còn hiệu lực nữa.

Các bước chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC

Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT

Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế. Sau đó, cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Bước 2: Chờ thông báo “chấp nhận’’ hoặc “không được chấp nhận’’ từ Tổng cục Thuế

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho doanh nghiệp:
– Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất HĐ ĐT theo Thông tư 78.
– Trường hợp không được chấp nhận, DN cần điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.

Bước 3: Hủy hóa đơn giấy và toàn bộ hóa đơn điện tử theo TT32 chưa sử dụng

Sau khi nhận được thông báo ‘’chấp nhận’’ sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 từ Tổng cục Thuế, doanh nghiệp làm TB03 để hủy hóa đơn giấy và toàn bộ hóa đơn theo Thông tư 32 chưa sử dụng.

Bước 4: Tiến hành tạo lập, phát hành, lưu trữ… hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123, doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế nữa.

Thời điểm áp dụng Hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp

Triển khai áp dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên địa bàn 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương theo danh sách tại phụ lục đính kèm (trừ một số trường hợp không đủ điều kiện theo quy định). Thời gian thực hiện từ tháng 04/2022.

Việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh, thành phố thực hiện theo quy định về hóa đơn điện tử tại Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính.

Theo đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Chi tiết Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Luat quan ly thue 38/2019/QH14 PDF

Xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai

Khi thông tin ban đầu trên hóa đơn mua hàng hóa trên hệ thống bị sai dẫn đến viết sai hoá đơn điện tử, công ty có nhu cầu viết lại hóa đơn khác với thông tin chính xác , hoặc khách hàng trả hàng đã mua trên hệ thống , công ty sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thu hồi hóa đơn như hóa đơn giấy sau đó tiến hành thủ tục thu hồi trên hệ thống.
Chi tiết cách xử lý: Viết sai hoá đơn và cách xử lý

Xử lý hóa đơn điện tử bị lập sai theo thông tư 68

1. Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số (04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP).

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua. Nếu dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót và đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo phương thức và thời gian nêu tại Điều 16 Thông tư này.

Xem thêm: Một số câu hỏi về hoá đơn điện tử