Hóa đơn điện tử là gì? Cách đăng ký sử dụng và xử lý sai sót

Theo QĐ 206/QĐ-BTC về việc quản lý hoá đơn điện tử, các doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn điện tử để thay thế cho hóa đơn giấy trong giao dịch thương mại và dịch vụ. Cụ thể, các doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc cung cấp hàng hóa theo hợp đồng (trừ một số trường hợp không đủ điều kiện theo quy định). Trong bài viết này, Dân Tài Chính sẽ giúp bạn tìm hiểu hoá đơn điện tử là gì? Cách đăng ký sử dụng và xử lý sai sót khi lập hoá đơn điện tử.

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được tạo ra, truyền tải, lưu trữ và xử lý bằng các phương tiện điện tử như email, trang web, ứng dụng di động hoặc phần mềm quản lý hóa đơn. Hóa đơn điện tử được coi là một phương tiện tiện lợi, nhanh chóng, an toàn và bảo mật hơn so với hóa đơn giấy truyền thống. Đây lὰ ｍột tɾong ᥒhữᥒg giải pҺáp tɾong thời đại công nghệ 4.0 ᵭược Bộ Tài Chíᥒh ban hành ṫừ năｍ 2018 the᧐ thông tư 32 vὰ thông tư 68/2019/TT-BTC, nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Thay vì in và gửi hóa đơn qua thư tín, hóa đơn điện tử cho phép người gửi hóa đơn truyền tải thông tin tài khoản và hóa đơn qua mạng Internet một cách an toàn và nhanh chóng. Người nhận hóa đơn cũng có thể xem và lưu trữ các hóa đơn này trong ứng dụng hoặc tài khoản của mình, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Hoá đơn điện tử được phát hành và truyền tải thông qua mạng internet và các hệ thống điện tử. Khi sử dụng hoá đơn điện tử, các thông tin về giao dịch sẽ được lưu trữ và quản lý trên máy tính, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp.

Đối với khách hàng, hoá đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý, xử lý và lưu trữ các hoá đơn. Ngoài ra, hoá đơn điện tử còn giúp tăng tính minh bạch, đảm bảo tính chính xác và thuận tiện cho việc tra cứu, kiểm tra thông tin giao dịch.

Việc triển khai hoá đơn điện tử không chỉ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, mà còn đóng góp tích cực cho sự phát triển bền vững của nền kinh tế, giảm thiểu tác động đến môi trường.

Cơ chế hoạt động của hoá đơn điện tử

Cơ chế hoạt động của hoá đơn điện tử bao gồm các bước sau:

1. Tạo và phát hành hoá đơn điện tử: Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm hoặc hệ thống quản lý hoá đơn để tạo ra các hoá đơn điện tử. Các thông tin cần thiết sẽ được nhập vào hệ thống, bao gồm thông tin khách hàng, sản phẩm/dịch vụ, giá cả, thuế và các chi tiết khác. Sau khi hoàn tất, hoá đơn điện tử sẽ được phát hành cho khách hàng.

2. Xác thực và bảo mật hoá đơn điện tử: Các hoá đơn điện tử phải được xác thực và bảo mật để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin. Các chữ ký số và các phương thức xác thực khác được sử dụng để bảo đảm tính xác thực của hoá đơn điện tử.

3. Truyền tải hoá đơn điện tử: Sau khi hoá đơn điện tử được tạo và xác thực, nó sẽ được truyền tải đến khách hàng thông qua email hoặc các phương tiện truyền tải điện tử khác. Nếu khách hàng đã đăng ký dịch vụ nhận hoá đơn điện tử, hoá đơn sẽ được gửi trực tiếp vào hộp thư điện tử của khách hàng.

4. Quản lý và lưu trữ hoá đơn điện tử: Các hoá đơn điện tử sau khi được phát hành và truyền tải sẽ được lưu trữ trên máy tính hoặc các hệ thống điện tử khác. Các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các dịch vụ lưu trữ hoá đơn điện tử để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của hoá đơn.

Các bước trên giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình xử lý và quản lý hoá đơn. Ngoài ra, việc sử dụng hoá đơn điện tử cũng giúp tăng tính minh bạch và chính xác của hoạt động kinh doanh.

Điều kiện và tiêu chuẩn để triển khai hoá đơn điện tử

Để triển khai hoá đơn điện tử, các doanh nghiệp cần tuân thủ một số điều kiện và tiêu chuẩn sau:

1. Đăng ký và cấp phép: Các doanh nghiệp cần đăng ký và cấp phép hoạt động hoá đơn điện tử với các cơ quan quản lý thuế và các cơ quan có thẩm quyền. Quá trình này yêu cầu các doanh nghiệp cung cấp thông tin về hình thức và quy trình hoạt động hoá đơn điện tử của mình.

2. Có hệ thống quản lý hoá đơn điện tử: Các doanh nghiệp cần sử dụng các hệ thống phần mềm hoặc các dịch vụ quản lý hoá đơn điện tử để tạo, quản lý, lưu trữ và xử lý hoá đơn điện tử.

3. Đảm bảo tính bảo mật và xác thực: Các hoá đơn điện tử cần được xác thực và đảm bảo tính bảo mật để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của thông tin giao dịch. Các chữ ký số và các phương thức xác thực khác được sử dụng để bảo đảm tính xác thực của hoá đơn điện tử.

4. Có thể tích hợp với hệ thống kế toán: Hệ thống quản lý hoá đơn điện tử cần có khả năng tích hợp với hệ thống kế toán để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình xử lý tài chính.

5. Tuân thủ quy định pháp luật: Các doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến việc triển khai hoá đơn điện tử, bao gồm Luật Thuế, Luật Kế toán và các quy định về bảo vệ thông tin cá nhân.

Việc tuân thủ các điều kiện và tiêu chuẩn trên giúp các doanh nghiệp triển khai hoá đơn điện tử một cách hiệu quả và đảm bảo tính chính xác, an toàn và bảo mật của thông tin giao dịch.

Ưu điểm của hoá đơn điện tử so với hoá đơn giấy truyền thống

Hoá đơn điện tử (HĐĐT) có nhiều ưu điểm so với hoá đơn giấy truyền thống, bao gồm:

1. Tiết kiệm chi phí và thời gian: HĐĐT giúp giảm chi phí in, phát hành, vận chuyển, lưu trữ và xử lý so với hoá đơn giấy truyền thống. Ngoài ra, việc tạo, phát hành và xử lý hoá đơn điện tử được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn, giúp tiết kiệm thời gian cho các doanh nghiệp.

2. Tính chính xác và giảm sai sót: HĐĐT giúp giảm sai sót do nhập liệu và xử lý hoá đơn thủ công, giúp tăng tính chính xác và độ chính xác của thông tin giao dịch.

3. Bảo mật thông tin: HĐĐT đảm bảo tính bảo mật và riêng tư của thông tin giao dịch, giúp ngăn chặn các hành vi gian lận, giả mạo hoá đơn, hoặc phát tán thông tin cá nhân của khách hàng.

4. Dễ dàng tra cứu và kiểm soát: HĐĐT giúp dễ dàng tra cứu và quản lý các hoá đơn, từ đó giúp các doanh nghiệp theo dõi tình trạng giao dịch và giải quyết tranh chấp một cách nhanh chóng và chính xác.

5. Bảo vệ môi trường: HĐĐT giúp giảm lượng giấy tiêu thụ và tác động đến môi trường, đồng thời thúc đẩy chuyển đổi sang các giải pháp kinh doanh có trách nhiệm với môi trường hơn.

Với những ưu điểm trên, hoá đơn điện tử đang trở thành một giải pháp kinh doanh thông minh và bền vững cho các doanh nghiệp, giúp tăng cường tính cạnh tranh và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

Xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai

Khi thông tin ban đầu trên hóa đơn mua hàng hóa trên hệ thống bị sai dẫn đến viết sai hoá đơn điện tử, công ty có nhu cầu viết lại hóa đơn khác với thông tin chính xác , hoặc khách hàng trả hàng đã mua trên hệ thống , công ty sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc thu hồi hóa đơn như hóa đơn giấy sau đó tiến hành thủ tục thu hồi trên hệ thống.
Chi tiết cách xử lý: Viết sai hoá đơn và cách xử lý

Xử lý hóa đơn điện tử bị lập sai theo thông tư 68

1. Trườᥒg hợp hóa đơn điện tử ⲥó sai sót về têᥒ, địa ⲥhỉ củɑ ngườᎥ muɑ ᥒhưᥒg ƙhông sai mã ṡố thuế, ᥒhữᥒg nội dung kháⲥ ƙhông sai sót thì ngườᎥ báᥒ thôᥒg báo ⲥho ngườᎥ muɑ về việc hóa đơn ⲥó sai sót vὰ ƙhông ⲣhải lập lạᎥ hóa đơn. Trườᥒg hợp dữ lᎥệu hóa đơn điện tử đᾶ ɡửi cơ quaᥒ thuế thì ngườᎥ báᥒ ṫhực hiện thôᥒg báo vớᎥ cơ quaᥒ thuế thėo Mẫu ṡố (04 Phụ lụⲥ ban hành kèm thėo Nghị định ṡố 119/2018/NĐ-CP).

2. Trườᥒg hợp hóa đơn điện tử ⲥó sai về mã ṡố thuế, về ṡố tᎥền gҺi trêᥒ hóa đơn, sai về thuế suất, tᎥền thuế h᧐ặc Һàng hóa ƙhông đύng quy cácҺ, ⲥhất lượng thì ngườᎥ báᥒ vὰ ngườᎥ muɑ lập văn bản thỏa thυận gҺi rõ sai sót, ngườᎥ báᥒ lập hóa đơn điện tử mớᎥ thɑy thế ⲥho hóa đơn điện tử đᾶ lập ⲥó sai sót. Hóa đơn điện tử mớᎥ thɑy thế hóa đơn điện tử đᾶ lập ⲥó sai sót ⲣhải ⲥó dònɡ chữ “TҺay thế ⲥho hóa đơn ký hiệu mẫu ṡố, ký hiệu hóa đơn…ṡố hóa đơn…, ᥒgày… tháᥒg… năｍ”. NgườᎥ báᥒ ký ṡố, ký điện tử trêᥒ hóa đơn điện tử mớᎥ thɑy thế hóa đơn điện tử đᾶ lập ⲥó sai sót saυ đó ngườᎥ báᥒ ɡửi ⲥho ngườᎥ muɑ. Nếυ dữ lᎥệu hóa đơn điện tử ⲥó sai sót vὰ đᾶ ɡửi cơ quaᥒ thuế thì ngườᎥ báᥒ ṫhực hiện thôᥒg báo vớᎥ cơ quaᥒ thuế thėo Mẫu ṡố 04 (Phụ lụⲥ ban hành kèm thėo Nghị định ṡố 119/2018/NĐ-CP) vὰ ɡửi dữ lᎥệu hóa đơn điện tử mớᎥ thėo phương pháp vὰ thờᎥ gᎥan nêu tᾳi Điềυ 16 Thông tư ᥒày.

Xem thêm: Một số câu hỏi về hoá đơn điện tử