Hướng dẫn sử dụng Pivot Table

Pivot table là một trong những tính năng hữu dụng và mạnh mẽ nhất của Excel dùng để tổng hợp, trích lọc, phân tích dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng. Kết quả của PivotTable có thể tiếp tục được sử dụng để tính toán ra các chỉ tiêu mới nhằm phục vụ các mục đích khác nhau. Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng pivot table làm báo cáo thống kê doanh thu theo nhóm hàng, khu vực và tháng:

Hướng dẫn sử dụng pivottable cơ bản

– Đầu tiên, bạn cần có bảng dữ liệu như sau:
Pivot Table cơ bản và năng cao
– Bạn chọn toàn bộ dữ liệu từ B3:G15, sau đó nhấp vào biểu tượng PivotTable như hình bên dưới:
Pivot Table cơ bản và năng cao
– Một cửa sổ mới hiện lên, bạn nhấn chọn OK để thiết lập tạo một pivot table theo chế độ mặc định của excel.
Pivot Table cơ bản và năng cao

Bảng pivottable hiện ra. Đầu tiên để tính tổng số tiền bán được của mỗi nhóm sản phẩm, thì bạn làm theo các bước

– Kéo cột Nhóm SP vào vùng Row Labels

– Kéo cột Tháng vào vùng Column Labels

– Kéo cột Số Tiền vào vùng Values area

– Kéo cột Khu Vực vào vùng Report Filter
Pivot Table cơ bản và năng cao
– Và đây là kết quả sau khi hoàn thành các bước trên.
Pivot Table cơ bản và năng cao
– Nếu bạn muốn lọc doanh thu theo 1 khu vực nào đó thì bạn chọn như hình bên dưới:
Pivot Table cơ bản và năng cao

Download file mẫu PivotTable: PivotTable

Ngoài những tính năng cơ bản và phổ biến bên trên thì pivot table còn nhiều tính năng nâng cao rất hay. Nếu bạn có nhu cầu phân tích nâng cao thì xem thêm phần hướng dẫn sử dụng pivottable nâng cao dưới đây nhé

Hướng dẫn sử dụng pivottable nâng cao

1. Sử dụng Slicer để lọc dữ liệu với Pivottable

Slicer là một công cụ mới xuất hiện từ Excel 2010 cung cấp các nút mà bạn có thể bấm vào để lọc dữ liệu bảng hoặc dữ liệu PivotTable. Ngoài việc lọc nhanh, slicer còn thể hiện trạng thái lọc hiện tại, giúp bạn dễ dàng hiểu nội dung chính xác được hiển thị trong PivotTable đã lọc.

Để có thể kích hoạt chức năng này, bạn có thể làm như sau:
Bước 1: Chọn 1 PivotTable bạn muốn áp dụng -> chọn thẻ Insert của thanh Ribbon -> Chọn Slicer.

Pivot Table cơ bản và năng cao

Bước 2: Từ đây, bạn có thể chọn 1 trường mà bạn muốn thể hiện các dữ liệu để tiến hành filter sau này. Bạn có thể chọn 1 hoặc nhiều trường cùng một lúc. Giả sử trong hình dưới đây tôi chọn trường Department và Status. Và tôi sẽ có kết quả như sau:

Pivot Table cơ bản và năng cao

Bạn có thể thấy là tất cả giá trị của trường Department và Status sẽ hiện lên rõ nét cho bạn. Và khi bạn cần lọc gì, bạn chỉ cần bấm nút tương ứng thay vì chọn Filter như cách truyền thống.

2. Sử dụng Calculated Field để thêm trường tính toán trong pivot table

Calculated Field là một chức năng vô cùng hay khác của PivotTable. Nó giúp bạn có thể thực hiện tính toán những số liệu khác dựa vào các trường mà bạn đã có sẵn. Ví dụ, nếu bạn có trường Ngày công và Lương, thay vì bạn kéo thành 2 cột Ngày công và Lương trong PivotTable để rồi sau đó tính toán bằng tay theo kiểu =Lương*Ngày công, bạn có thể sử dụng Calculated Field để trực tiếp tạo một field mới theo đúng công thức mà bạn cần.

Bạn có thể thực hiện bằng cách chọn vào PivotTable, sau đó chọn thẻ Options trên thanh Ribbon -> chọn Fields, Items & Sets -> Calculated Field.

Pivot Table cơ bản và năng cao

Một hộp thoại sẽ hiện lên và bạn gõ tên field cùng công thức tương ứng -> chọn OK.

Pivot Table cơ bản và năng cao

Ưu điểm của cách làm này chính là việc bạn tạo mới được 1 field và nó sẽ cùng với bạn tạo nên những báo cáo tùy chỉnh kéo thả. Bởi vì, nếu bạn tính toán bằng tay dựa trên công thức ở ngoài PivotTable, khi PivotTable bạn thay đổi khi kéo thả, chắc chắn công thức tay này sẽ không còn đúng nữa.

Ngoài ra, một số vấn đề khác cũng cần lưu ý như bẫy Average trong PivotTable mà bạn sẽ dễ mắc phải nếu không sử dụng Calculated Field này.

3. Dùng Conditional Formatting cho PivotTable để định dạng dữ liệu theo điều kiện

Ở chế độ tính toán bình thường thì mình nghĩ rất nhiều bạn biết sử dụng Conditional Formatting để định dạng dữ liệu theo điều kiện. Một điều khá hay là cho dù bạn đang xài PivotTable, Conditional Formatting vẫn tỏ ra sử dụng được như bình thường. Bạn chỉ cần vào thẻ Home trên thanh Ribbon -> chọn Conditional Formatting và thực hiện tất cả như bạn làm với ô, bạn sẽ có kết quả như bạn mong muốn.

Pivot Table cơ bản và năng cao

Chẳng hạn như ví dụ của tôi, tôi chọn Conditional Formatting là Data Bars để xem tỷ lệ về dữ liệu của những người có trong danh sách.

Ưu điểm của vấn đề này chính là việc Conditional Formatting sẽ theo sát PivotTable của bạn, nghĩa là kể cả khi bạn kéo thả, Conditional Formatting sẽ chạy theo đúng với field mà bạn đã thiết lập từ trước và bạn sẽ không phải tốn công để chỉnh sửa lại điều kiện như phải làm với ô.

4. Chuyển đổi dữ liệu của bạn thành dạng %

Với bảng dữ liệu như bên trên, bây giờ bạn muốn thay đổi nó thành định dạng % tích lũy tăng dần để vẽ biểu đồ Pareto thì bạn phải làm như thế nào? Chắc chắn là bạn không nên tính toán bằng tay ra tỷ lệ % rồi sau đó cộng dồn lại.

Chúng ta có thể làm theo một cách khác như sau: Bấm vào giá trị mà bạn cần chuyển đổi ngay trên vùng Values của PivotTable -> chọn Value Field Settings.

Pivot Table cơ bản và năng cao

Một cửa sổ sẽ hiện lên, và bạn chọn qua thẻ Show Values As. Ngay tại đây, bạn sẽ có rất nhiều lựa chọn tùy theo vào mục đích bạn muốn biến dữ liệu ra sao. Với tôi, nếu tôi muốn tùy biến thành % tích lũy, tôi có thể chọn vào % Running Total In -> OK.

Pivot Table cơ bản và năng cao

Và dữ liệu của bạn sẽ biến chuyển thành % tích lũy ngay lập tức.

Pivot Table cơ bản và năng cao

5/ Group (nhóm) các dữ liệu

Bạn có nhiều dữ liệu rời rạc chẳng hạn như các tháng với nhau, và bạn muốn tính toán theo từng quý chẳng hạn, vậy bạn sẽ làm thế nào? Chúng ta sẽ có vài cách như sau:
Cách 1:  Trình diễn hết 12 tháng cùng dữ liệu tương ứng, sau đó tính tổng bằng hàm SUM bên ngoài để lấy giá trị tổng.
Cách 2: Hoặc bạn chuyển qua dữ liệu gốc và thêm một cột Quý để PivotTable có thêm Quý nhằm giúp bạn kéo thả dễ dàng hơn.
Cách 3: Sử dụng chức năng Group của PivotTable

Chúng ta có thể phân định cách nào tốt hơn qua ví dụ rời rạc hơn nữa như bài toán, tìm trung bình của 3 tháng 1, 5 và 7. Bạn có thể thấy bài toán này không có quy luật như bài toán Quý kể trên.

Và bạn cũng sẽ dễ dàng nhận thấy, cách 1 chỉ mang tính chất mì ăn liền giải quyết ngay tại chỗ, nhưng nó không thể theo bạn trong việc chuyển đổi bằng kéo thả vốn dĩ là đặc trưng của PivotTable. Bên cạnh đó, trong trường hợp tính kết quả tháng 1, 5 và 7, sử dụng công thức rất cập rập và khó khăn.

Cách 2 cũng không tốt hơn vì không có quy luật nào tồn tại ở đây thì sao bạn có thể điền dữ liệu cho một cột mới?

Cách 3 là ổn thỏa hơn cả. Quả thật, chức năng Group của PivotTable rất tốt, nó giúp bạn group lại các dữ liệu rời rạc mà bạn cho rằng nó liên quan để có thể có được kết quả tổng, trung bình,… từ nó một cách dễ dàng mà không cần phải tốn sức sử dụng bất kỳ phương pháp làm tay nào cả.

Xem thêm: Sử dụng Pivot chart tạo biều đồ tự động theo tùy chọn người dùng

Chia sẻ bài này với bạn bè

8 Trả lời to "Hướng dẫn sử dụng Pivot Table"

  1. Mai Thị Tươi · Edit

    Chào add ạ. Add cho e hỏi khi muốn thay đổi file dữ liệu nguồn và bảng báo cáo pivot table cũng thay đổi theo thì làm như thế nào ạ. Cảm ơn add nhiều ạ

    Trả lời
  2. Bạn click vào 1 vị trí bất kì trên PivotTable để hiển thị PivotTable Tools trên thanh công cụ (toolbar).
    Sau đó click Analyze > Change Data Source, chọn vùng dữ liệu mới của bạn thì pivottable sẽ đổi theo

    Trả lời
  3. Pivot table có sử dụng để làm báo cáo thu nhập cá nhân được ko ạ? Nếu có thì thực hành như thế nào để tổng hợp lương 12 tháng thành bảng tổng hợp a?

    Trả lời
  4. Em chào add. Em mới được biết đến vipot table, đọc bài em thấy hay. Em học kế toán, add có tài liệu về vipot table danh cho nguwoif mới bắt đầu biết mà liên quan đến kế toán. Add cho em xin với ạ. Địa chỉ email cuae em: nhungnguyen588@gmail.com.
    Em cảm ơn add ạ.

    Trả lời
    1. Chào bạn, đây là tài liệu đầy đủ, chi tiết về Pivot Table nhé:
      _https://123doc.org/document/5048918-huong-dan-pivottable-trong-excel.htm

      Trả lời

Bình luận